Tahukah Anda , bahwa sistem Warehouse Management System (WMS) dapat memanfaatkan fitur multi gudang pada Program TOKO IPOS ?
Apa itu WMS ?
jika diterjemahkan bebas , WMS adalah suatu sistem inventory yang memindahkan stok dari gudang satu ke gudang lain dalam 1 perusahaan atau dari gudang penyimpanan ke department penjualan.
Sistem WMS biasanya dipakai untuk memenuhi rangkaian kegiatan distribusi stok atau perubahan bentuk barang (sistem manufacture) .
Biasanya lokasi gudang penyimpanan ada di suatu tempat yang “koordinatnya” berada di tengah-tengah toko-toko cabang. Sehingga semua toko cabang dapat dengan mudah akses dan mengisi supply stok penjualannya. Hal ini tentu akan mengefisiensikan biaya kirim / biaya operasional.
Mengapa penerapan WMS harus menggunakan Aplikasi?
Tujuannya adalah agar informasi inventory mudah diakses dari semua lokasi melalui jaringan LAN/ internet / IP Public. Seandainya informasi stok tidak mudah diakses , staf dari toko harus telpon atau berkunjung ke gudang penyimpanan sehingga boros waktu dan biaya.
Pada Program Toko IPOS 5.0 telah tersedia fitur multi gudang dan Transfer Item yang dapat dimanfaatkan untuk distribusi & monitoring Inventory dari kantor pusat ke gudang / warehouse atau dari warehouse ke toko cabang.
Untuk lebih mudah memahami , kami buatkan contoh kasus.
Pada artikel ini, kami menggunakan tiga department : kantor pusat sebagai “eksekutor” pembelian & pembayaran ke suplier , Gudang sebagai warehouse / storage dan Cabang sebagai tempat penjualan.
Ketiga department ini tidak 1 gedung , menggunakan 1 database yang diakses bersama melalui IP VPN (PC server ada di kantor pusat) .
Untuk contoh kasus ini master data Dept/Gudang diseting seperti ini :
Seting Department Gudang di IPOS 5
Berikut step by step memanfaatkan fitur multi gudang Program TOKO IPOS 5.0 sebagai rangkaian alur WMS .
1. Pada saat Gudang ingin menambah stok, operator di kantor pusat melakukan Pembelian ke suplier dengan cara klik menu Pembelian -> Daftar Pembelian.
Pada kolom isian “Masuk ke : ” pilih gudang dimana stok tersebut akan disimpan.
Misal di GDG
Menambah stok dengan melakukan order pembelian ke suplier
2. Terlihat pada Daftar Barang , stok di GDG bertambah sedangkan stok di UTM dan Cabang kosong.
Daftar Item per Department Gudang
Daftar Item per Department Utama
3. Kantor pusat ingin mendistribusikan stok dari Department Gudang ke Cabang.
Caranya klik menu Persediaan -> Transfer Item -> Tambah .
Pada isian kolom “keluar dari” sudah terisi otomatis department UTM dan tidak dapat diubah ke department GDG. Hal ini dikarenakan operator / staf kantor pusat telah login menggunakan hak akses ke department UTM , bukan gudang GDG.
Untuk itu lakukan Logout dari IPOS 5 dan login kembali ke IPOS 5 dengan user ID yang sudah diseting dapat akses ke department GDG. (Cara seting user IPOS 5.0 agar dapat akses ke 2 department berbeda , lihat di artikel Cara Setting Hak Akses User Agar Dapat Akses 2 department di IPOS 5.0 )
Login ulang ke department GDG
Pada isian “ke” pilih kode department Cabang yaitu SMR.
Selanjutnya , cek di tabel Daftar Barang pada department Cabang yaitu SMR.
Terlihat stok di department GDG berkurang dan stok di department cabang SMR bertambah.
Fitur Transfer Item dapat digunakan pada Program Toko IPOS 5 Profesional ataupun IPOS 5 Ultimate dan belum dapat dilakukan di IPOS 5 Standar Edition karena tidak terdapat fitur Transfer Item.