Dalam usaha apapun, terutama bisnis retail dan grosir UKM, ketelitian adalah kunci untuk kesuksesan. Seiring dengan perkembangan teknologi, aplikasi point of sales (POS) menjadi salah satu solusi praktis bagi pemilik usaha dalam mengatur inventaris, stok, serta memproses transaksi. Namun, seringkali masih ada kekhawatiran tentang pemantauan aktivitas atau kinerja staf yang efektif. Segala aktivitas staf dimasukan suatu record data yang disebut juga sebagai Log Aktivitas.
Secara sederhana, fitur log aktivitas pada aplikasi POS dapat memberi informasi kepada pemilik usaha mengenai aktivitas di toko mereka, termasuk catatan penjualan, penerimaan hingga pengeluaran stok dalam periode waktu tertentu. Bagi para pemilik usaha, fitur log aktivitas penting dalam membantu mengelola bisnis secara efisien dan meningkatkan profitabilitas.
Namun, adakah yang tahu betapa pentingnya penggunaan fitur log aktivitas pada aplikasi POS? Beberapa pemilik usaha cenderung mengabaikan pentingnya fitur ini.
Padahal, penggunaan log aktivitas bisa membuat pengelolaan bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. Tidak hanya membantu Anda memperoleh informasi tentang penjualan, tetapi juga sebagai alat yang berguna untuk menganalisis strategi bisnis Anda secara keseluruhan. Dalam artikel ini, kita akan membahas pentingnya fitur log aktivitas dalam aplikasi POS.
Berikut beberapa peran penting log aktivitas yang tidak bisa Anda abaikan;
1. Membantu Anda membuat strategi bisnis yang tepat
Log aktivitas pada sistem POS memiliki peran vital karena memungkinkan pelacakan semua transaksi dan peristiwa yang terjadi di dalam database POS. Dengan ini Anda akan mengetahui dengan lengkap dan real-time tentang kegiatan input penjualan, inventaris, dan arus kas. Artinya dengan informasi yang akurat dan terkini, Anda lebih siap untuk membuat keputusan yang tepat tentang bisnis Anda
2. Meminimalisir kemungkinan terjadinya fraud oleh karyawan
Selain memberikan informasi berharga kepada Anda tentang operasi bisnis, log aktivitas pada sistem POS juga dapat berfungsi sebagai tindakan pengamanan. Dengan kemampuan untuk melihat dengan tepat transaksi apa yang terjadi pada sistem, Anda dapat dengan cepat mendeteksi aktivitas penipuan/penghapusan transaksi atau aktivitas di luar kewajaran dan segera mengambil tindakan yang tepat.
Meskipun sistem POS Anda memiliki Hak Akses User, namun masih akan ada kemungkinan terjadinya manipulasi oleh user dengan hak akses yang mereka miliki. Karena itu penting untuk menerapkan jejak audit dengan log aktivitas untuk melacak semua aktivitas sistem. Berikut contoh dari adanya aktivitas penghapusan transaksi yang terlihat pada log aktivitas program toko IPOS 5:
gambar 1 tangkapan layar log aktivitas pada program IPOS 5
3. Melacak kinerja karyawan
Log aktivitas pada sistem POS juga berguna untuk melacak kinerja karyawan. Banyak sistem memungkinkan Anda untuk menetapkan akun dan izin pengguna tertentu, yang berarti bahwa setiap transaksi dicatat atas nama karyawan yang memprosesnya. Hal ini memungkinkan Anda untuk melacak karyawan mana yang berkinerja baik dan mana yang mungkin memerlukan pelatihan tambahan. Selain itu, Anda dapat menggunakan log aktivitas untuk memantau kehadiran dan ketepatan waktu karyawan dalam melayani pelanggan.
4. Memastikan bisnis berjalan sesuai dengan peraturan hukum
Terakhir, log aktivitas pada sistem POS juga dapat digunakan untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan. Misalnya, banyak yurisdiksi mengharuskan Anda menyimpan catatan terperinci dari semua transaksi keuangan dan pergerakan inventaris. Dengan menyimpan log aktivitas yang akurat dan terkini, Anda dapat memastikan bahwa bisnis Anda mematuhi peraturan ini dan menghindari penalti atau denda.
Kesimpulannya, log aktivitas pada sistem Point of Sale adalah fitur yang penting untuk pengembangan dan keamanan bisnis Anda. Log aktivitas memungkinkan pelacakan semua transaksi dan peristiwa yang terjadi dalam sistem, memberi Anda wawasan berharga tentang operasi bisnis Anda, serta tindakan pengamanan terhadap aktivitas fraud. Log aktivitas bahkan dapat digunakan untuk melacak kinerja karyawan dan memantau agar bisnis Anda mematuhi persyaratan hukum yang ada.
Pastikan keamanan bisnis Anda terjamin dengan fitur Log aktivitas dan hak akses user, gunakan Program toko IPOS 5. Klik link berikut;
program toko IPOS 5 Profesional